PGB-uren verantwoorden bij de SVB: wat moet je bijhouden?
Welke urenadministratie heb je nodig voor je PGB-verantwoording richting de SVB, welke fouten worden het vaakst gemaakt, en hoe voorkom je ze?
Wat de SVB van je wil weten
Betaal je zorgverleners uit een persoonsgebonden budget, dan loopt de betaling via de Sociale Verzekeringsbank en moet elke declaratie kloppen met wat er echt gewerkt is: welke zorgverlener, welke datum, hoeveel uur, tegen welk tarief uit de zorgovereenkomst.
De basis van elke goede verantwoording is dus een sluitende urenadministratie per zorgverlener. Niet achteraf gereconstrueerd uit appjes en herinneringen, maar bijgehouden op het moment zelf.
De drie fouten die het vaakst misgaan
Fout één: uren achteraf schatten. Na drie weken weet niemand meer of die dinsdag nu vier of vijf uur was. Fout twee: het verkeerde tarief. Tarieven verschillen per zorgverlener en veranderen soms tussentijds; een oude regel in een Excel-sheet rekent stilletjes door met het oude bedrag. Fout drie: het rooster en de realiteit lopen uit elkaar, omdat een geruilde of uitgevallen dienst wel gewerkt maar nooit aangepast is.
Alle drie de fouten hebben dezelfde oorzaak: de registratie is een tweede administratie naast de werkelijkheid, en die twee moeten met de hand synchroon gehouden worden.
De oplossing: het rooster is de registratie
De betrouwbaarste urenadministratie is er een die je niet apart hoeft bij te houden. Als het gedeelde rooster de plek is waar diensten gepland, geruild en afgemeld worden, dan is datzelfde rooster automatisch ook de bron voor je uren.
Zo werkt RoosterZorg: elk teamlid heeft een tarief, elke dienst telt mee, en de maandelijkse urenstaat rolt er cent-exact uit als Excel-bestand. Wijzigt er iets in het rooster, dan wijzigt de urenstaat mee. Er is niets om te synchroniseren, dus er is niets om te vergeten.
Bewaar het, ook voor jezelf
Een goede urenadministratie is er niet alleen voor de SVB. Ze beschermt ook de relatie binnen je team: bij twijfel over een uitbetaling kijk je samen naar hetzelfde overzicht in plaats van naar elkaars geheugen. Bewaar de maandelijkse exports, dan heb je bij een controle alles binnen een minuut bij de hand.